Organiser un évènement

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Catégorie : Organiser un évènement

Dans un contexte de campagne électorale et de reprise de l'événementiel, la Ville de Lannion vous rappelle :

• qu'il existe 17 panneaux d'affichage libre mis à disposition pour l’affichage d’expression individuelle, collective et commerciale,
• que l'affichage ou le fléchage sauvage ne sont pas autorisés.

La pose, par collage, reste du ressort des titulaires des affiches et ces panneaux font l’objet d’un nettoyage, géré par la Ville, tous les 3è mardi de chaque mois

Sur l'ancien réseau de 20 panneaux, les mobiliers détériorés ont été remplacés et d’autres déplacés pour proposer un nouveau maillage optimal.

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Catégorie : Organiser un évènement

La présente notice a vocation à vous aiguiller sur les pièces à fournir concernant votre demande de manifestation et détaille les diférents cas de fgure.

Les pièces à joindre sont téléchargeables en cliquant sur les liens ci-dessous.

Pour rappel, votre demande se compose d’une pièce obligatoire et de pièces annexes complémentaires le cas échéant, détaillées ci-dessous :

Pièce obligatoire

• La présentation générale de votre évènement

Pièces à compléter le cas échéant

• la demande d’autorisation de réalisation d’une manifestation sportive sur le domaine public de la commune de Lannion
• La demande de mise à disposition du matériel communal, les besoins en accès eau et électricité pour les manifestations
• la déclaration de vente au déballage (videgrenier)
• la demande d’utilisation des équipements municipaux
• la demande d’occupation du domaine public (voirie, espaces publics,…)
• la demande d’ouverture d’un débit de boisson temporaire
• la demande de conteneurs poubelles
• la demande de communication
• la demande d’implantation temporaire de signaux d’indication pour les événements locaux (fléchage)

De quel type d'événement s'agit-il ?

Votre événement est-une manifestation sportive et se déroule sur le domaine public :

L’organisation de manifestations sportives sur une voie ouverte à la circulation publique, un circuit, un terrain ou un parcours doit faire l’objet de déclarations et de demandes d’autorisations spécifques pour le déroulement de l’épreuve.

Attention : Cette démarche ne concerne pas les manifestations sportives se déroulant en dehors des voies ouvertes à la circulation publique (gymnases,…)

Cette déclaration se fait soit auprès de la ville soit des services de l’État en fonction des cas de figures suivants :

Si votre évènement :

• est une manifestation de véhicules terrestres à moteur
• se déroule sur le territoire de plusieurs collectivités (communes, départements et/ourégions)

Vos démarches sont à effectuer auprès de la préfecture : 

http://www.cotes-darmor.gouv.fr/

Si votre évènement se déroule intégralement sur le domaine public du territoire de la ville deLannion et :

• fait l’objet d’un chronométrage, classement ou d’horaires fxées à l’avance.
  Vous devez compléter le « formulaire de déclaration de manifestation sportive avec classement » en respectant les délais précisés .
• ne fait pas l’objet d’un chronométrage, classement ou d’horaires fxées à l’avance etcomprend plus de 100 participants.
  Vous devez compléter le «formulaire de déclaration de manifestation sportive sans classement » en respectant les délais précisés .
• ne fait pas l’objet d’un chronométrage, classement ou d’horaires fxées à l’avance et comprend moins de 100 participants
  Votre manifestation n’est pas soumise à déclaration au titre des manifestations sportives.

Cette démarche concerne tous les tppes de manifestations sportives

Votre évènement nécessite des besoins de matériel, d'eau et d'électricité? (sauf manifestations sportives)

La Ville de Lannion prête du matériel aux structures organisatrices, sous diférentes conditions selon le statut de l'organisateur et le tppe de matériel demandé. Dans certains cas, elle peut également mettre à disposition des branchements électriques.

Si vous êtes un particulier et que votre demande concerne unévénement type « fête des voisins », la commune peut vous mettre à disposition du matériel, mais elle n'assure aucun transport.
Si vous souhaitez solliciter la ville de Lannion pour du prêt de matériel vous devez

• lire les conditions relatives au prêt de matériel communal et signer le règlement
  
  

Votre événement est une vente au déballage (vide grenier) :

En cas de ventes dans le cadre des manifestations (vide-grenier), les documents suivants sont àfournir :

• l'imprimé Cerfa 13939*01 dûment complété et signé du représentant de la structure organisatrice
• une copie de la pièce d’identité du représentant de la structure organisatrice

De plus, concernant la tenue de la vente au déballage, l'organisateur devra tenir un registre (sur papier libre) permettant :

• l'identifcation des vendeurs, via les nom(s), prénom(s), qualité et domicile de chaque vendeur ainsi que ainsi que les références de la pièce d'identité produite ( nature (carted'identité, passeport,...) numéro et date de délivrance de la pièce d'identité)
• Si le vendeur est une personne morale (société ou association), les mentions suivantes devront être indiquées : sa dénomination, son siège puis les nom(s), prénom(s) et domicile de son représentant à la manifestation, ainsi que les références de la pièce d'identité produite ( nature (carte d'identité, passeport,...), numéro et date de délivrance de la pièce d'identité)
• Pour les participants non professionnels, il devra être fait mention de la remise d'une attestation sur l'honneur de non participation à 2 autres manifestations de même nature aucours de l'année civile.

Le registre sera à faire parapher vierge (sans les éléments relatifs aux vendeurs) au moins 8 jours avant la manifestation à l'accueil de l'hôtel de ville.
Le registre devra pouvoir être produit le jour de la manifestation en cas de contrôle.

Enfn il devra être déposé sous 8 jours maximum après la manifestation auprès de la sous-préfecture.

Ou se déroule t-il ?

Vous souhaitez occuper des équipements municipaux :

Toute demande d'occupation d'un équipement municipal doit faire l’objet d’une demande écrite.

Certains équipements étant très demandés, nous vous conseillons de vous rapprocher des services avant le dépôt de dossier pour connaître les éventuelles disponibilités et pré-réserver l'équipement. La réservation sera confrmée par la validation totale de votre demande par la commune. Dans la majorité des cas, cette occupation fait l'objet d'une convention d'occupation des lieux.

Les interlocuteurs varient selon le type de site demandé :

• équipements sportifs : votre demande doit être formalisée dans la fiche synthétique dédiée qui reprend vos besoins en termes de lieux et de matériel.
  Elle peut être transmise par courrier à l'hotel de ville ou par courriel à l'adresse mail suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..
  Pour tous renseignements vous pouvez également vous rapprocher du service des sports au 02 96 37 94 85
• équipements culturels et salles de quartiers : votre demande doit être formalisée par écrit en complétant ce formulaire.
  Elle peut être transmise par courrier à l'hotel de ville ou par courriel à l'adresse mail suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..
  Pour tous renseignements vous pouvez également vous rapprocher du service culturel au 02 96 37 99 10
• Les locaux scolaires peuvent être mis à disposition des associations agissant en lien avec l'école (amicale de parents d'élèves,...).
  Si vous souhaitez occuper ce type de locaux, merci de remplir la fiche de renseignement dédiée.
  Elle peut être transmise par courrier à l'hotel de ville ou par courriel à l'adresse mail suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. .
  Pour tous renseignements vous pouvez également vous rapprocher du service des affaires scolaires au 02 96 37 76 28.

Vous souhaitez occuper la voirie publique (rues, parking, vois piétonnes,…) :

Si votre manifestation se déroule sur la voie publique, la mairie doit vous donner l'autorisation d'occuper cet espace, en rédigeant un arrêté.
Vous devez donc en efectuer la demande enremplissant le formulaire dédié et en fournissant un plan prévisionnel de cette occupation

Que s'y passera t-il ?

Votre événement comprend de la vente :

Si votre événement comporte de la vente, vous rentrez dans la catégorie des ventes au déballage,et vous devez fournir les mêmes pièces, exception faite de la petite restauration.

Votre événement aura une buvette :

Si vous prévoyez d’organiser lors de votre évènement une buvette proposant des boissons du 3eme groupe (Article L3321-1 du Code de la Santé Publique ), vous devez demander l'ouverture temporaire d'un débit de boissons en complétant ce formulaire

Quels seront vos besoins logistiques ?

Avez-vous des besoins de conteneurs poubelle ?Certaines manifestations nécessitent la mise en place de conteneurs poubelle spécifques à lamanifestation. Comme le reste de la gestion des déchets, ce service est assuré par Lannion TrégorCommunauté (LTC). Les organisateurs de manifestation sont invités à prendre contactdirectement avec les services de LTC :- par téléphone au 02 96 05 55 55- par courriel: Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. afin de réserver les conteneurs poubelle.

Quels sont vos besoins en termes de communication ?

Lorsque la ville soutien l'organisation d'une manifestation (prêt du local, du matériel,...), les associations doivent obligatoirement faire fgurer sur l’intégralité de leurs supports de communication et de promotion le logo de la ville de Lannion dans une taille visible et reconnaissable en respectant la charte graphique de la Ville.

La Ville propose gracieusement des relais de communication pour valoriser les événements locaux (Lannionnais ou d’intérêt communautaire), portés par les associations ou intervenant dans le cadre d’un partenariat avec la Ville. Ces relais vous sont présentés ci-dessous, ainsi que les démarches pour en bénéfcier. Il est à noter que les campagnes à caractère commercial, politique ou confessionnel ne sont pas relayées. La collectivité se réserve le droit de refuser toute campagne jugée inadaptée ou insultante.

Les Supports numériques :

Deux supports sont mis à votre disposition :

• l'agenda du site web
  Il vous permet de relayer vos événements sur l’agenda : remplir le formulaire.
• les panneaux électroniques (Parking de Caërphillpy et Quai d’aiguillon) :
  Ces supports permettent de relayer une information succincte et pratique : remplir le formulaire

Agenda du magazine municipal bimestriel ‘Lannion-Lannuon’

Pour relayer les événements d’envergure, sous réserve de place et selon l’actualité.
Contact : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Réseau d’affichage urbain 120 x 176 (40 faces d’affichage)

Ce réseau valorise les manifestations municipales, certaines manifestations locales (Lannionnaises, d’intérêt communautaire) et intervenant dans le cadre d’un partenariat avec la Ville. Il convient de contacter le service communication au moins six mois à l'avance pour vérifer la disponibilité du réseau. La réalisation et l’impression des supports affichés restent à la charge du demandeur. La semaine d’affichage débute le mercredi et les affiches sont à déposer à l’accueil de la mairie le vendredi précédant l’afchage.
Contact : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Votre événement nécessitera t-il la pose de signaux d’indications (fléchage) sur la voie publique ?

Certains événements peuvent nécessiter d'être accompagnés d'un fléchage de proximité, afin de guider le public et les participants à s'y rendre.
Ces fléchages sur le domaine public sont soumis à déclaration à l’aide du formulaire à télécharger font l'objet de règles particulières.

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La ville de Lannion possède deux panneaux électroniques, mis gratuitement à la disposition des associations lannionnaises et des structures partenaires pour annoncer leurs événements sur le territoire de la commune.

Ils sont situés :

• quai d'Aiguillon,
• avenue du Général de Gaulle.

Ces panneaux sont destinés à contribuer à la promotion :

• des équipements, manifestations ou activités municipales,
• des campagnes de communication nationales à caractère civique, social ou humanitaire,
• des manifestations ou activités associatives lannionnaises,
• des campagnes de communication de structures ou organismes bénéficiant d’un partenariat avec la ville de Lannion.

Ce support de communication ne relaie pas d'événement organisé à l’extérieur de Lannion par les associations.

• Les messages transmis ne doivent comporter aucune information à caractère commercial, politique ou confessionnel.
• La ville de Lannion se réserve le droit de refuser une information qu’elle juge insultante ou inadaptée aux valeurs républicaines qui sont les siennes.

Pour en disposer, il faut :

• soit être constitué en association à but non lucratif (loi 1901) locale ou nationale et avoir une activité ou un événement à promouvoir sur le territoire de la commune,
• soit faire partie des principales structures trégorroises à vocation sportive, sociale, scientifique, culturelle et touristique bénéficiant d'un partenariat privilégié avec la ville de Lannion (conventions, subventions...).

Fonctionnement

Pour bénéficier de ce support, il vous suffit de remplir le formulaire en ligne au moins trois semaines avant la date de votre manifestation. Ce formulaire permet d'insérer en même temps votre événement dans l'agenda du site internet de la ville. Les insertions sont gérées quotidiennement par le service communication.

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La ville de Lannion dispose d’emplacements d’affichage libres qui permettent l’affichage d’expression individuelle, collective et commerciale.
La pose, par collage, est du ressort des titulaires de l’affiche.
Ces panneaux font l’objet d’un nettoyage régulier.
Nettoyage par la régie de quartier tous les 3è mardi de chaque mois

L'affichage/ fléchage sauvage n'est pas autorisé.